Vertrag mit Hochzeitsdienstleistern: Ja oder Nein?

Für viele Brautpaare ist die Hochzeit die größte Feier, die sie in ihrem Leben planen. Professionelle Hochzeitsdienstleister unterstützen bei der Vielzahl an kleinen und großen Aufgaben. Damit an deinem wichtigen Tag wirklich alles glatt läuft, solltest du jedoch einige Dinge beachten, bevor du eine Zusammenarbeit eingehst.

Deine Hochzeit – ein wichtiger und planungsintensiver Tag

Wer noch nie an Vorbereitungen zu einer Hochzeit beteiligt war, kann sich oft kaum vorstellen, wie viele Tausend Aufgaben und Entscheidungen damit zusammenhängen. Wer im engsten Familienkreis feiert, schafft das vielleicht gerade noch allein – doch ab einer bestimmten Größe entscheiden sich fast alle Paare für externe Unterstützung. Das sorgt nicht nur im Vorfeld, sondern auch während der Veranstaltung für Entspannung.

Ein Zusammenspiel verschiedenster Dienstleister

Ein Hochzeitsplaner übernimmt beispielsweise die gesamte Planung eurer Hochzeitsfeier. Da ist es besonders wichtig, dass ihr jemanden findet, der auf eurer Wellenlänge ist. Schließlich trägt die Person die Verantwortung dafür, dass du genau den Tag erlebst, von dem du schon immer geträumt hast. Ein Hochzeitsplaner ist jedoch bei weitem nicht der einzige Dienstleister, der bei Hochzeiten eine zentrale Rolle spielt.

Für einen reibungslosen Ablauf und ruhige Nerven empfehlen wir dir, deine Hochzeitsdienstleister sorgfältig auszuwählen. Achte ab der ersten Kontaktaufnahme auf Referenzen sowie auf das Auftreten und die Art der Kommunikation. Auch dein Bauchgefühl spielt eine wichtige Rolle – wenn du dir nicht sicher bist, sieh dich lieber noch einmal nach möglichen Alternativen um.

Wichtige Dienstleistungen bei einer Hochzeit

Eine gelungene Feier ist das harmonische Zusammenspiel unterschiedlichster Personen und Services. Je nachdem, wie groß deine Hochzeit ist und wie viel Unterstützung du aus dem Freundes- und Familienkreis bekommst, brauchst du mehr oder weniger professionelle Hilfe. In vielen Fällen lohnt es sich jedoch, auf Experten vertrauen zu können.

Vertrag mit der Hochzeitslocation

Du hast deine Traumlocation gefunden? Herzlichen Glückwunsch – damit steht die erste wichtige Säule deines großen Tages! Es ist sinnvoll, sich möglichst schnell mit den Betreibern zu einigen, damit sie an eurem Wunschdatum ganz sicher für euch reserviert ist.

Catering

Was wäre eine Hochzeitsfeier ohne den Gaumenschmaus? Wenn deine Hochzeitslocation kein Restaurant oder Hotel sein sollte, dann verlassen sich viele Paare auf externe Catering-Dienstleister, die auf Hochzeiten spezialisiert sind. So kannst du dich darauf verlassen, dass all deine Gäste gut gestärkt in eine fröhliche Nacht starten.

Fotograf

In Zeiten von Smartphones könnte man meinen, ein Hochzeitsfotograf sei überflüssig. Mit professionellen Fotos können die meisten Handy-Schnappschüsse jedoch bei weitem nicht mithalten. Ein guter Fotograf ist Gold wert, um eure schönsten Momente für die Ewigkeit festzuhalten. Wichtig ist hier, vorab zu klären, wie lange der Fotograf vor Ort ist und wie viele Bilder im Preis inbegriffen sind.

Band oder DJ

Ein professioneller DJ oder eine Hochzeitsband gehören zu den wichtigsten Dienstleistern für eine ausgelassene Feier. Bei Vertragsabschluss solltest du darauf achten, welche Art von Musik und wie viele Lieder gespielt werden, wer für das Equipment verantwortlich ist und auch, wer die GEMA-Anmeldung und Gebühren zahlt.

Friseur, Florist, Konditor etc.

Auch für Traurede, Eheringe, Dekoration, Änderung des Hochzeitsanzug, die Frisur der Braut und natürlich eine standesgemäße Hochzeitstorte gibt es kompetente und zuverlässige Dienstleister. Ganz egal, wie klein die Aufgabe auf den ersten Blick zu sein scheint: Wir empfehlen dir, mit jedem einzelnen Hochzeitsdienstleister einen Vertrag abzuschließen.

Verträge zur Hochzeit – worauf muss man achten?

Ob Kosten, Leistungsumfang oder Stornierung: Es gibt eine Vielzahl an kleinen, aber äußerst wichtigen Details bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern. Achtet am besten von Anfang an darauf, möglichst alles vertraglich festzuhalten, damit du dich im Ernstfall auf eure schriftliche Vereinbarung berufen kannst.

Muss ich immer einen Vertrag abschließen?

Nicht selten erleben Hochzeitspaare eine böse Überraschung: Zur Torte kommen unerwartet horrende Liefergebühren, der Friseur verlangt einen Wochenendzuschlag und der Fotograf berechnet jedes Foto einzeln. Indem du mit jedem einzelnen Dienstleister einen Vertrag abschließt, vermeidest du solche Vorfälle. Auch der Dienstleister hat die Sicherheit, dass du nicht in letzter Sekunde abspringst oder nicht bezahlst.

Reicht ein mündlicher Vertrag?

Unsere Meinung: Nein! Die meisten Hochzeitsdienstleister haben selbst Vertragsvorlagen – ein guter Hinweis darauf, dass du es mit Profis zu tun hast. Alternativ kannst du notfalls auch alle Details und Konditionen der Zusammenarbeit in einer E-Mail auflisten und es dir vom Dienstleister bestätigen lassen.

Inhalt des Vertrags

Ein Vertrag zwischen euch und den Dienstleistern für die Hochzeit beinhaltet vor allem Zeitpunkt, Leistungsumfang, Kosten und Stornierungsbedingungen. Alle weiteren Elemente der Vereinbarung können je nach Art der Dienstleistung sehr unterschiedlich sein.

Vertragsbestandteile mit Hochzeitsdienstleistern

Die folgenden Punkte sollten in eurer Vereinbarung enthalten sein:

• Kontaktdaten und Ansprechpartner auf beiden Seiten
• vereinbarter Zeitpunkt und Ort
• Lieferbedingungen
• genauer Leistungsumfang
• Kosten (auch versteckte Kosten für Anfahrt, Spesen oder Zusatzleistungen)
• Zahlungsvereinbarungen inkl. Höhe der Anzahlung
• Stornierungsbedingungen,-gebühren und -frist
• Was passiert, wenn dein Dienstleister ausfällt?

Zahlung und Stornierung

Neben Kosten, Zahlungsfrist, Höhe der Anzahlung und eventuellen Zusatzgebühren ist das Thema Stornierung der wohl wichtigste Punkt im Vertrag. Schließlich kann es immer Gründe geben, eine Hochzeit abzusagen – sei es wegen Corona, einem Vorfall in der Familie oder weil du schwanger heiratest und das Kind sich unerwartet früher ankündigt. Achte hierbei unbedingt auf eine genaue Auflistung aller Gebühren und Fristen. Willst du das Fest nicht absagen, sondern verschieben, lassen viele Hochzeitsdienstleister mit sich reden, doch auch dieser Fall sollte vorab besprochen werden.

Fazit

Du möchtest gerne vermeiden, an deinem Hochzeitstag im schönsten Vintage Brautkleid oder Anzug eine Panikattacke zu erleben? Dann solltest du in jedem Fall mit all deinen Dienstleistern einen schriftlichen Vertrag abschließen. Das bietet Sicherheit für beide Seiten. Lass dich keinesfalls mit faulen Ausreden oder mündlicher Zusicherung abspeisen und stell sicher, dass im Vertrag wirklich alle Aspekte abgedeckt sind. Auf die Zahlungs- und Stornierungsbedingungen wirfst du am besten einen besonders genauen Blick, damit du wirklich auf alle Eventualitäten vorbereitet bist.

Titelbild © iStock – caughtinthe
Bild (Mitte) © iStock – Ralf Geithe

Häufig gestellte Fragen zu Hochzeitsdienstleistern